Aanmaning voorbeeld: gratis te downloaden

U kunt een dag nadat de vervaldatum van de factuur of rekening is verstreken een aanmaning sturen. Het is verstandig om eerst een betalingsherinnering (en eventueel een tweede herinnering) te sturen, maar dit is niet verplicht.

Bij een particuliere debiteur mag u bij een eerste aanmaningsbrief geen extra incassokosten in rekening brengen. U moet eerst een aanmaning in de vorm van een WIK-brief sturen, waarmee u uw debiteur nog 14 dagen de tijd geeft om de rekening zonder bijkomende kosten te betalen.

Als een zakelijke klant te laat betaalt, mag u in principe direct incassokosten in rekening brengen.

Bij zakelijke klanten die te laat zijn met betalen, mag u in principe direct extra incassokosten rekenen.

Er zijn geen wettelijke vereisten voor de manier waarop de aanmaning verzonden moet worden. Wel is het belangrijk dat u kunt bewijzen dat uw debiteur de schriftelijke aanmaning ontvangen heeft, met name als het gaat om een particuliere klant.

De meest gebruikelijke manier voor het versturen van een aanmaning is per aangetekende brief. Met een aangetekende aanmaning heeft u immers direct het bewijs dat uw debiteur de brief ontvangen heeft. Daarnaast worden aanmaningen ook steeds vaker als een e-mail verstuurd. Om de kans te vergroten dat uw debiteur de aanmaning ziet, kunt u er ook voor kiezen de brief zowel per post als per e-mail te versturen. Het is zelfs mogelijk om een aanmaning als sms-bericht of WhatsApp te sturen.

Zet in een aanmaning altijd een zin als: als de betaling dit schrijven heeft gekruist, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Op die manier kunt u de aanmaning zo snel mogelijk nadat de betalingstermijn is verstreken versturen.

Aan een aanmaningsbrief zijn wettelijk gezien geen specifieke eisen verbonden. Het is in principe een brief die u verstuurt als betaling uitblijft ondanks een eerder verstuurde herinnering.

Dat ligt anders als u de brief verstuurt aan particuliere klanten en u deze officiële aanmaning wilt gebruiken als een WIK-brief. Bij particuliere klanten is het namelijk verplicht een laatste aanmaning te sturen, waarin u de klant nog minimaal 14 dagen de tijd geeft om de rekening, zonder bijkomende kosten, te betalen. Deze brief wordt ook wel de 14-dagenbrief of ingebrekestelling genoemd. 

Een WIK-brief moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen. Zo moet u onder andere verplicht vermelden hoe hoog de bijkomende incassokosten en verschuldigde rente zullen zijn als u een incassobureau inschakelt.

Als schuldeiser mag u zelf bepalen hoeveel aanmaningen u verstuurt. Wij adviseren om het bij één aanmaning te houden.

In de praktijk zien wij namelijk dat het weinig zin heeft om meerdere aanmaningen te sturen. Als u een eerste aanmaning heeft gestuurd en betaling nadien uitgebleven is, dan is de kans niet groot dat uw klant de openstaande factuur vergeten is. Het is waarschijnlijk dat hij de factuur bewust niet betaalt, waardoor een tweede aanmaning sturen dus ook weinig zin heeft. 

Betaalt uw debiteur na een eerste aanmaning niet? Dan kunt u een incassoprocedure starten door uw vordering uit handen te geven aan een incassobureau.

Wilt u uw particuliere debiteur officieel in gebreke stellen door middel van een WIK-brief, dan moet u uw debiteur minimaal 14 dagen de kans geven om de rekening te betalen. 

Als het een aanmaning aan een zakelijke klant betreft, dan mag u zelf een redelijke betalingstermijn bepalen, van bijvoorbeeld 7 dagen.

Zoals gezegd mogen bij een particuliere klant pas extra kosten in rekening gebracht worden als zij eerst een WIK-brief hebben ontvangen. De wettelijke term hiervoor is buitengerechtelijke incassokosten, maar deze kosten berekent men ook wel onder de naam administratiekosten of aanmaningskosten.

Bij een zakelijke klant mag u direct incassokosten in rekening brengen als de uiterste betaaldatum van de factuur is verstreken.

De aanmaningskosten zijn dus onderdeel van de buitengerechtelijke incassokosten en mogen niet bovenop de incassokosten komen. 

De maximale hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd. Deze buitengerechtelijke incassokosten worden berekend over de hoofdsom van de vordering volgens de volgende staffel:

• Over de eerste € 2500 – 15% (minimaal € 40,-)
• Over de volgende € 2500 – 10%
• Over de volgende € 5000 – 5%
• Over de volgende € 190.000 – 1%
• Over alles hierboven – 0,5% (maximaal € 6.775)

Overigens vindt de buitengerechtelijke fase van de incasso bij Invorderingsbedrijf plaats op basis van no cure, no pay. Als het ons niet lukt om de vordering te innen, dan hoeft u ook niets te betalen. Lukt het ons wel om uw openstaande factuur te innen, dan ontvangen wij als vergoeding de gevorderde incassokosten die in rekening zijn gebracht bij uw debiteur.

Als uw debiteur na een minnelijke incasso niet betaalt, dan kunnen we eventueel een gerechtelijke procedure starten.

Een aanmaning heeft geen wettelijke vormvereisten, dus u mag ook de lengte van de brief zelf bepalen. Als u de brief als officiële ingebrekestelling of WIK-brief gebruikt, moet deze wel alle benodigde informatie bevatten, zoals het bankrekeningnummer, factuurbedrag, datum, betalingstermijn van 14 dagen, de gevolgen van niet tijdig betalen etc.

Wij raden u aan om te proberen de aanmaning niet langer dan 1 A4’tje te maken. Zo blijft de aanmaning overzichtelijk en makkelijk te lezen.

Als u een aanmaning stuurt is het altijd verstandig om dat aangetekend te doen. Op die manier kan uw debiteur zich niet beroepen op het excuus dat hij de brief niet ontvangen heeft. Als de belangen groot zijn, kunt u er zelfs voor kiezen de aanmaning door een deurwaarder te laten betekenen.